Le décret N° 2015-1731 du 22 décembre 2015 (Art. D.660-3) établit que la reconnaissance officielle comme gestionnaire d’une collection de ressources phytogénétiques est attribuée aux personnes physiques ou morales qui :

• Définissent les critères de choix des matériels entrant et sortant de la collection de ressources phytogénétiques ;
• Assurent la traçabilité amont et aval des flux de ressources phytogénétiques afin de connaître les fournisseurs directs de ressources et les utilisateurs auxquels un échantillon de ressource a été distribué, notamment en conservant les documents de traçabilité amont et aval ;
• Conservent les informations sur le statut juridique des ressources phytogénétiques, notamment en ce qui concerne l’existence ou l’absence de titres de propriété intellectuelle et de clauses relatives à leur distribution et à leur utilisation ;
• Définissent les méthodes et les moyens nécessaires à la conservation des ressources phytogénétiques ;
• Respectent la charte de fonctionnement du réseau lorsque le gestionnaire exerce son activité au sein d’un réseau ;
• S’engagent à tenir à jour une base de données leur permettant d’enregistrer les ressources phytogénétiques qu’elles gèrent et d’identifier, en particulier, les ressources phytogénétiques patrimoniales ;
• S’engagent à transmettre la liste des ressources phytogénétiques, sur demande, au ministre chargé de l’agriculture, dans le cadre de ses actions de coordination nationale. Elles rendent publiques les informations relatives aux ressources phytogénétiques patrimoniales dont elles disposent. La nature de ces informations peut être précisée par arrêté du Ministre chargé de l’agriculture.

A partir de ces éléments, un dossier de reconnaissance officielle des gestionnaires a été élaboré par les membres de la Section CTPS Ressources phytogénétiques.
Ce dossier de reconnaissance officielle des gestionnaires de collections de ressources phytogénétiques est accompagné d'un règlement technique ayant pour objet de fixer les conditions et modalités selon lesquelles le dossier sera évalué.

Les gestionnaires peuvent s'appuyer sur le guide du déposant et les foires aux questions ci-dessous pour remplir le dossier de reconnaissance officielle.

Deux sessions d’examen des dossiers de reconnaissance officielle auront lieu chaque année par un comité d’experts, à l'automne (dépôt des dossiers au plus tard le 30 avril) et au printemps (dépôt des dossiers au plus tard le 31 octobre).